T.C.

KONYA EREĞLİ BELEDİYE BAŞKANLIĞI

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV YETKİ VE

ÇALIŞMA ESASLARI

HAKKINDA YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç
MADDE 1 - Bu Yönetmeliğin amacı; Konya Ereğli Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş, örgütlenme, görev, yetki ve sorumluluklarına dair çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam
MADDE 2 - Bu Yönetmelik, Konya Ereğli Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün ve görevli personelin görev, yetki, sorumlulukları ile çalışma, usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak
MADDE 3 - Bu yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanununun 48. 49. maddesine ve “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve standartlarına ilişkin Esasların Yürürlüğe Konulması Hakkında Karar hükümlerine” dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar
MADDE 4 - Bu yönetmelikte adı geçen;
Başkan   : Konya Ereğli Belediye Başkanını,
Başkanlık  : Konya Ereğli Belediye Başkanlığını,
Başkan Yardımcısı : Müdürlüğün bağlı olduğu ilgili Başkan Yardımcısını,
Belediye  : Konya Ereğli Belediyesini,
Encümen  : Konya Ereğli Belediyesi Encümenini,
Meclis   : Konya Ereğli Belediyesi Meclisini,
Müdür   : Yazı işleri müdürünü,
Müdürlük  : Yazı işleri müdürlüğünü,
Personel  : Yazı işleri müdürlüğü personelini, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM
Müdürlüğün Kuruluşu, Bağlılığı ve Örgütlenme Yapısı

Kuruluş
MADDE 5 – Daha önce var olan Müdürlük, Bakanlar Kurulunun 22.04.2006 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan “ Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve standartlarına ilişkin Esasların Yürürlüğe Konulması Hakkında Karar”ı  doğrultusunda Belediye meclisinin 05/10/2006 tarih 2006/10-105 sayılı kararıyla yeniden ihdas edilmiştir.

Bağlılık
MADDE 6 - Müdürlük, belediye başkanına veya görevlendireceği başkan yardımcısına bağlıdır.

Örgütlenme yapısı
MADDE 7 - Müdürlüğün örgütlenme yapısı aşağıdaki gibi oluşmaktadır.
Müdür
Şef
Yazı işleri ve kararlar servisi
İdari işler servisi

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluk

Müdürlüğün görevleri
MADDE 8 -
a) Belediyeye  gelen bütün evrakların taranarak kayda alınıp ilgili birimlere iletilmesi,
b) Belediyemizden çıkan her türlü evrakın  kayıt yapılarak ilgili yerlerine elden, posta veya kargo yolu ile gönderilmesi,
c) Meclis ve encümen gündemlerinin oluşturulması, toplanma çağrısının ilgililere ulaştırılması,
d) Karar ve tutanakların yazılması,
e) Kararların kesinleşme süreçlerinin tamamlanmasından sonra ilgililerine gönderilmesi,
f) Müdürlükte işleme giren evrakın arşivleme görevlerini yapar.

Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 9 –
(1)Müdürün görevleri;
a) Yazı işleri müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil etmek ve Başkanlık Makamınca verilen görevleri gerçekleştirmek,
b) Müdürlüğün görev ve sorumluluk alanına giren konuları Belediye Başkanı ve/veya Başkan Yardımcısından gelen talimatlar doğrultusunda sorumlu olduğu bütün yasal mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirmek,
c) Müdürlüğün görev alanına giren bütün konularda personeli ile ilgili olarak gerekli görevlendirmeleri yapmak, müdürlük faaliyetlerini denetlemek, varsa aksaklıkları gidermek,
d) Belediyenin stratejik plan ve performans programında yer alan müdürlükle ilgili çalışmalar yapmak, hedefleri gerçekleştirmek,
e) Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlayıp uygulamak,
f) Müdürlüğün yıllık faaliyet raporunu ve gerektiğinde belirli sürelere ilişkin müdürlük faaliyetlerini üst makamlara sunmak,
g) Personelinin performans durumunu izlemek, gerekli değerlendirmeleri yapmak, varsa ceza veya ödül için üst makamlara teklifte bulunmak, personelin izin planlarını yapmak, izinlerini kullanmasını sağlamak,
h) Belediye başkanlığı adına gelen-giden evrakların kontrolünü yapmak, sevk ve havalesini yaptıktan sonra yerine ulaşmasını ve arşivlenmesini kontrol etmek,
i) Belediye meclisine ve encümenine görüşülmesi için sevkli gelen evrakları düzenleyerek meclis ve encümen gündemlerinin oluşturulması için Başkanlığa sunulmasını sağlamak,
j) Meclis toplantı tarihinin ve Belediye Başkanı tarafından belirlenen gündem maddelerinin, Belediye Kanununun 20. ve 21. maddeleri gereğince en az üç gün önceden meclis üyelerine ulaşmasının kontrolünü yapmak ve gündemin duyurulmasını sağlamak,
k) Belediye meclisinde görüşülen konulara ilişkin karar özetlerinin, toplantı tutanaklarının ve bir sonraki meclis toplantısının duyurulmasını sağlamak,
l) Alınan meclis kararlarının kesinleşme sürecini takip etmek, kesinleşen meclis kararlarının ilgili birimlere ulaşmasını sağlamak,
m) Belediye encümen'ince alınan kararların yazımı ve ilgili birimlere ulaşmasını sağlamak,
n) Meclis ve encümen üyelerinin devamlılık cetvellerinin tutulmasını sağlamak.

(2) Müdürün Yetkileri;
Müdürlük görevlerinin yerine getirilmesinde harcama yetkilisi sıfatıyla belediye bütçesinde öngörülen harcamaları yapmak,
Müdürlük görevlerinin yerine getirilmesinde personele görev vermek.

(3)Müdürün sorumlulukları;
Müdür, yetki ve görevleri ile ilgili yaptığı faaliyetlerden dolayı Belediye Başkanına, Başkan Yardımcısına ve yürürlükteki mevzuata karşı sorumludur.

Şefin görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 10 –
(1) Şefin görevleri;
a) Müdürlük örgütlenme şemasında yer alan servislerde yapılan tüm iş ve işlemlerin müdür adına mevzuata uygun olarak tam ve zamanında yapılmasını/yaptırılmasını sağlamak,
b) Personelin mesaiye riayetini kontrol etmek,
c) Müdürün verdiği diğer görevleri yerine getirmek.

(2) Şefin yetkileri;
Müdürlük görevlerinin yerine getirilmesi için personele iş bölüşümü ve dağıtımı yapmak.

(2) Şefin sorumlulukları;
Şef görev ve yetkileri ile ilgili yaptığı faaliyetlerden dolayı müdüre, Başkan Yardımcısına, Başkana ve yürürlükteki mevzuata karşı sorumludur.

Yazı işleri ve kararlar servisinin görevleri;
MADDE 11 –
a) Belediye başkanlığı adına gelen her türlü evrakın teslim alınarak giriş kayıtlarını yapmak,
b) Gelen evrakları havale edilmek üzere konularına göre ayırarak üst makama sunmak,
c) Havale edilen evrakın zimmet defterine işlenerek ilgili birimlere ulaştırılmasını sağlamak,
d) Belediyemiz birimlerinden resmi ve özel kuruluşlarla vatandaşlara gönderilmek üzere hazırlanan evrakın teslim alınarak kaydını yapmak,
e) Posta yolu ile gönderilecek evrakın posta kaydının yapılarak P.T.T' ye teslim edilmesini sağlamak,
f) Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile müdür ve şef tarafından verilen görevleri yerine getirmek.
g) Müdürlüğün iç ve dış yazışmalarını gerçekleştirmek ve yazışma evraklarının standart dosya planına uygun olarak dosyalama ve arşivlemesini sağlamak,

İdari İşler Servisinin görevleri
MADDE 12 –
a) Belediye meclisinde görüşülüp karara bağlanmak üzere belediye başkanlığından havaleli evrakları almak, kaydetmek,
b) Meclis gündemini hazırlayarak onay için Başkanlığa sunmak, onaylanan gündemin ilanını sağlamak,
c) Meclis toplantı gündemi ve bir önceki birleşime ait meclis kararlarının birer suretleri ile birlikte 5393 sayılı Belediye Kanununun 21. maddesine göre meclis üyelerine toplantı davetiyelerinin tebliğ edilmesini sağlamak,
d) Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliğinin 16. maddesine göre düzenlenip başkanlık divanınca imzalanan meclis toplantı tutanaklarını arşivlemek,
e) Meclis toplantısında alınan bütçe ve imar ile ilgili kararları büyükşehir belediye meclisinde görüşülmek üzere büyükşehir belediye başkanlığına gönderilmesini sağlamak,
f) Büyükşehir belediye meclisinde görüşülüp karara bağlanan meclis kararlarının bir suretinin müdürlük bünyesinde arşivlemek,diğer suretlerini dosyası ile birlikte ilgili müdürlüğe göndermek,
g) Kesinleşen kararların yürürlüğe girmesi için mülki idare amirliğine gönderilmesini sağlamak,
h) Kesinleşen kararların karar özetlerinin hazırlanmasını ve ilan edilmesini sağlamak,
i) Belediye meclisi ve İhtisas Komisyonlarının çalışmalarını takip etmek, çalışmalara
yardım etmek,
j) Belediye meclis toplantısına ilişkin devamlılık çizelgesini hazırlamak, takip etmek,
k) Meclis kararlarını, karar özetlerini, komisyon raporlarını ve meclis toplantı
tutanaklarını belediye internet sayfasında yayımlatmak,
l) Belediye meclisi ile ilgili bütün evrakların dosyalama ve arşivleme işlemlerini yapmak,
m) Başkanlık makamınca belediye encümenine sevk edilen evrakı kaydetmek,
n) Encümen gündemini hazırlayarak onay için Başkana sunmak,
o) Başkanlıkça onaylanan gündemi encümen üyelerine sunmak,
p) Belediye encümeninde görüşülecek tüm evrakların önceden incelenerek, yasal dayanakları ile birlikte encümene sunmak,
q) Encümence alınan kararları yazmak ve encümen üyelerine imzalatmak,
r) Encümen kararlarını kaydetmek ve işlem dosyasını zimmet defterine işleyerek ilgili birimlere ulaştırılmasını sağlamak,
s) Encümen kararlarının birer nüshasını müdürlük bünyesinde arşivlemek,
t) Encümen üyelerinin devamlılık çizelgesini takip etmek,
u) Encümen kararlarının belediyemiz internet sayfasında yayımlatılmasını sağlamak,
v) Yürürlükteki mevzuatın meclis ve encümen için öngördüğü diğer görevler ile müdür tarafından verilen görevleri yerine getirmek.
w) Müdürlük ihtiyaçlarını temin etmek ve bunlara ilişkin tüm ödeme evraklarını
hazırlamak,
x) Müdürlük giderlerini bütçe ödeneklerine göre düzenlemek, takip etmek,
y) Meclis ve encümen üyelerinin özlük işlemlerini yapmak, devamlılık cetveline bağlı
huzur haklarını hazırlamak ve ödenmesi için ilgili birime göndermek,
z) Taşınırların teslim alınması, korunması, kullanım yerlerine teslim edilmesi, yasal mevzuatta belirtilen esas ve usullere göre kayıtlarının tutulması, taşınırlara ilişkin belge ve cetvellerin düzenlenmesini yapmak. (Taşınırlara ilişkin görevler müdürün görevlendirdiği taşınır kayıt kontrol yetkilisi tarafından gerçekleştirilir.)

DÖRDÜNCÜ BOLUM
Çeşitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte Yer Almayan Hususlar
MADDE 13 - Bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlük
MADDE 14 - Bu yönetmelik  Belediye Meclisinde kabul edildikten sonra ve Belediye web sitesinde yayımlanmasıyla  yürürlüğe girer.

Yürütme
MADDE 15 - Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.

Değişiklik: 01/06/2022 Tarihli ve 89 Sayılı Meclis Kararı ile İlan Servisi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne bağlanmıştır.